Последствием смены директора в корпоративном юридическом лице является возникновение обязанности бывшего руководителя передать финансово-хозяйственные документы новому руководителю. Неисполнение этой обязанности влечет целый комплекс негативных последствий как для бывшего руководителя, так и для нового. В этой связи ранняя проработка алгоритма действий в такой ситуации позволит значительно снизить указанные риски.

Директор — это лицо, которое одновременно является субъектом в двух группах правоотношений: корпоративных, где директор имеет правовой статус лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа, и трудовых, где директор выступает в качестве руководителя организации.# В этой связи, первоначальная директива на передачу документов должна исходить именно от высшего органа управления корпоративной организации. Очевидным является, что такое решение должно быть доведено до бывшего руководителя, который обычно участвует на соответствующем собрании (п. 3 ст. 32 Закона об ООО). Если участие бывшего руководителя не обеспечено, то участникам организации необходимо убедиться в соблюдении процедуры извещения бывшего директора о проводимом собрании, чтобы избежать его оспаривание бывшим директором. Направление соответствующего уведомления о проведении собрания только по адресу нахождения самого общества не является надлежащим доказательством такого уведомления.#

Таким образом, в решении об избрании нового директора должна содержаться директива на передачу дел и срок ее выполнения. Соответствующая директива должна быть доведена до бывшего директора надлежащим образом либо путем обеспечения его присутствия на соответствующем собрании и подписания протокола, либо путем соблюдения процедур извещения бывшего директора о проводимом собрании.

В решении также указывает срок, в течение которого бывший директор должен обеспечить передачу дел. Указанный срок определяется положениями трудового договора, заключенного между директором и Обществом.

Неисполнение бывшим директором указанной директивы повлечет право нового директора обратиться в суд с иском об истребовании документов.

Товарно-материальные ценности должны передаваться материально ответственному лицу, которым является новый директор. В этой связи медлить с подписанием трудового договора с новым директором не стоит и рекомендуется обеспечить его подписание одновременно с решением общего собрания о смене директора.

Также следует обратить внимание на возможность разграничения момента увольнения и момента прекращения полномочий бывшего директора. Законодательством этот вопрос не урегулирован. Однако если трудовым договором предусмотрен достаточно длительный срок уведомления об увольнение, то его соблюдение в условиях конфликта с бывшим директором может привести к негативным последствиям для Общества. В такой ситуации рекомендуется разделить момент прекращения полномочий, под которым определить момент принятия решения общего собрания о смене директора, и момент увольнения, который должен соответствовать срокам уведомления об увольнении, определенным в трудовом договоре с бывшим директором. После принятия решения о прекращении полномочий лицо, избранное временно исполняющим обязанности директора, принимает меры по внесению соответствующих сведений в государственный реестр (ЕГРЮЛ) и в банки.

В небольших компаниях, где состав товарно-материальных ценностей не слишком значителен, передача дел может подразумевать проведение инвентаризации и процедуру передачи документов и товарно-материальных ценностей об бывшего директора новому по итогам такой инвентаризации. В этом случае в приказе указывается на создание инвентаризационной комиссии, ее состав и срок работы.

Если же состав передаваемых ценностей является более значительным, процедуру передачи первоочередных документов и инвентаризацию рекомендуется разделить, чтобы обеспечить бесперебойную работу Общества в условиях смены директора.

Для передачи дел обычным порядком является издание приказа, в соответствии с которым создается комиссия, в состав которой входит председатель комиссии, члены комиссии, назначается дата, время передачи дел, определяются ответственные лица за прием-передачу дел — лица, сдающие дела, и лица, принимающие дела.

Создание комиссии целесообразно еще с той точки зрения, что в условиях, например, корпоративного конфликта наделение соответствующими полномочиями членов комиссии позволит устранить сомнения в легальности их нахождения на территории организации. В противном случае, в случае приезда сотрудников правоохранительных органов по вызову конфликтующего директора может привести к задержанию членов комиссии до выяснения всех обстоятельств. В такой ситуации в приказе о создании комиссии рекомендуется заранее прописать паспортные данные членов комиссии и наделить их доверенностями от избранного директора, где прописать право на нахождение на территории Общества и выполнение функций по передаче дел в соответствии с приказом о такой передаче.

Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно. Согласно п. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Конкретный перечень документов, которые подлежат передаче при смене руководителя, законом не установлено.

При необходимости для обоснования состава требуемых к передаче бухгалтерских документов можно использовать следующие формулировки.

В соответствии с п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества. В силу п. 1 ст. 1 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Согласно п. 1 ст. 3 Закона о бухгалтерском учете, бухгалтерская (финансовая) отчетность — это информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом. Бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п.3 ст. 6 и п.1 ст. 9 Закона). В п. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете, кроме того, предусмотрено, что данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Положениями ст. 3 Закона о бухгалтерском учете, определяющей основные понятия, используемые в данном законе, установлено, что факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются: 1) факты хозяйственной жизни; 2) активы; 3) обязательства; 4) источники финансирования его деятельности; 5) доходы; 6) расходы; 7) иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами (ст. 5 Закона О бухгалтерском учете).

Кроме того, в соответствии с п. 1 ст. 14 Закона о бухгалтерском учете, годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним.

Таким образом, исходя из положений Закона об ООО и Закона об АО, Закона о бухгалтерском учете, в состав бухгалтерской отчетности общества входят:

• кассовые документы общества,
• авансовые отчеты,
• акты выполненных работ (КС-2, КС-3),
• бухгалтерские балансы,
• отчеты о прибылях и убытках,
• инвентаризационные карточки и описи,
• книги по учету основных средств,
• документы, подтверждающие приобретение и др. перемещение основных средств,
• первичные документы об учете доходов и расходов,
• накладные, приходные и расходные ордера,
• табели учета рабочего времени,
• платежные документы на выплату аванса и заработной платы,

Кроме того, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558, общество обязано постоянно хранить:

• документы о регистрации юридических лиц,
• документы о постановке на учет в налоговых органах,
• гражданско-правовые договоры,
• трудовые договоры (срок хранения которых составляет 75 лет) со всеми приложениями к ним,
• приказы о приеме и увольнении работников.

Указанные документы также входят в состав бухгалтерской отчетности Общества, которые должны быть переданы новому директору.

Помимо названных документов в состав передаваемых документов должны быть включены:
учредительный и регистрационные документы организации (например, устав, свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ);
лицензии, оформленные на организацию;
акты проверок контрольных (надзорных) органов.

Помимо указанных документов, крайне важным является обеспечение передачи не только документов, но и материальных ценностей, к которым относятся денежные средства в кассе, материальные запасы на складе, рабочий мобильный телефон, ноутбук и иные материальные ценности, а также иные вещи (например, печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), за сохранность которых несет ответственность руководитель как материально ответственное лицо. Обычно, соответствующие товарно-материальные ценности или их отсутствие фиксируется в инвентаризационных описях после чего материально-ответственному лицу направляется требование о добровольной их передаче. В то же время мобильный телефон директора и его ноутбук, а также иные вышеуказанные материальные ценности являются носителями слишком важной информации и средством коммуникации с контрагентами Общества, в связи с чем их передача должна производиться одновременного с передачей документации.

Срок работы комиссии соответствует сроку передачи, указанному в решении общего собрания.

В условиях конфликта с бывшим директором, когда он уклоняется от ознакомления с протоколом общего собрания, которым были прекращены его полномочия и ему поставлено в обязанность обеспечить передачу дел, а также уклоняется от подписания любых иных документов, соответствующее требование должно быть направлено по адресу его места жительства. При этом, как уже было отмечено, направление соответствующего уведомления о проведении собрания только по адресу нахождения самого общества не является надлежащим доказательством такого уведомления.#

Также, соответствующее требование должно содержать совершенно четкую конкретизацию документов и товарно-материальных ценностей, которые должен передать директор. В противном случае, в случае судебного конфликта в удовлетворении соответствующего требования о передаче документов может быть отказано.

Результатом работы комиссии должно стать подписание акта приема-передачи документов. Акт составляется в произвольной форме. В акте указывают наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов и материальных ценностей. Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов и материальных ценностей. Также рекомендуется детально прописывать реквизиты передаваемых документов, чтобы в случае конфликта избежать довода о том, что, например, в составе папки «Документы», переданной по акту, содержались все истребуемые от бывшего директора документы Общества.

Директор является материально ответственным лицом (ст. 277 ТК РФ). При смене материально ответственных лиц проведение инвентаризации обязательно (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приложение к Приказу Минфина России от 13.06.1995 №49) (далее – Методические указания).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, либо такая комиссия создается в момент проведения мероприятий по передаче дел от бывшего директора новому.

Для проведения инвентаризации новый руководитель издает приказ (распоряжение), которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, причины инвентаризации, сроки, виды инвентаризируемого имущества. Форма данного приказа произвольная, однако можно воспользоваться формой, приведенной в Приложении 1 к упомянутым Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Состав инвентаризационной комиссии утверждается новым директором, в него включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, а также руководители подразделений в зависимости от видов передаваемых товарно-материальных ценностей, используемых соответствующим подразделением организации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 3 Методических указаний).

С приком о проведении инвентаризации в обязательном порядке должен быть ознакомлен бывший директор. В случае уклонения последнего от ознакомления с приказом приказ должен быть направлен ему на его известный Обществу адрес места жительства.

Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и бывший директор, как материально ответственное лицо, передающее указанные ценности. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества (п. 2.10 Методических указаний).

Инвентаризационная опись может служить передаточным документом от одного материально-ответственного лица к другому: принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации). Если при передаче не используется инвентаризационная опись в качестве передаточного документа, то комиссией составляет акт приема-передачи товарно-материальных ценностей.

Если бывший директор уклоняется от подписания инвентаризационных описей или акта приема-передачи, соответствующие ТМЦ передает новому директору инвентаризационная комиссия. Фактическое отсутствие или отказ от участия в инвентаризации бывшего директора необходимо зафиксировать в акте, подписываемым всеми членами инвентаризационной комиссии и, при возможности, внешне независимым лицом. Таким лицом, например, может быть аудитор, привлеченный для сопровождения процедуры инвентаризации.

Следует также помнить, что непроведение инвентаризации в результате смены директора может привести к невозможности обеспечить получение указанных документов в ситуации, когда после сменяемого директора Обществом также назначались и сменялись другие директора# либо когда директор смещался с должности на иные позиции, а про необходимость проведения инвентаризации новый директор благополучно забыл.

В силу пп. 4 п. 1 ст. 225.1 АПК РФ иск об истребовании документов от бывшего руководителя относится к корпоративным спорам, а значит относятся к компетенции арбитражных судов.# Следует учитывать, что в случае если требование о передаче дел заявлено арбитражным управляющим в ситуации банкротства организации, то такие дела относятся к компетенции суда рассматривающего дело о банкротстве соответствующей организации. В указанном случае иск об истребовании документов, поданный в арбитражный суд не в рамках дела о банкротстве, будет оставлен судом без рассмотрения.#

Соблюдение претензионного порядка, по таким спорам не требуется (абз. 4 п. 5 ст. 4 АПК РФ).# Однако в ситуации, когда бывший директор не подписывал ни один документ, обязывающий его передать документы и ТМЦ новому директору, направление соответствующего требования является целесообразным, чтобы избежать отказ в иске по причине отсутствия конкретизации требований о составе передаваемой документации. #

При подаче иска об истребовании документов не следует забывать о возможности взыскивать с бывшего директора судебной неустойки до момента исполнения решения суда об обязывании передать дела. Требование о взыскании судебной неустойки может быть предъявлено как в рамках обычной хозяйственной деятельности организации — как результат смены руководителя, так и в рамках дела о банкротстве по иску арбитражного управляющего.